Afortunadamente, existen algunos consejos muy sencillos para optimizar el seguimiento de los gastos profesionales. Solo hay que poner en marcha procesos y herramientas adecuados para reducir significativamente los gastos y ayudar al crecimiento de la empresa.

Haz un inventario de tus contratos

Empieza por revisar tus facturas y tomarte el tiempo necesario para identificar los gastos innecesarios. Suelen ser mucho más numerosos de lo que pensamos.

Una vez identificados, será necesario reconsiderar las ofertas de los proveedores, buscar en la competencia, comparar precios y condiciones contractuales para optimizar realmente los gastos. Esto te permitirá ahorrar y controlar mejor los gastos de la empresa.

Establece una política de gastos

Para ser optimizada, la compra debe ser controlada. Por ello, presta especial atención a los procedimientos de selección de proveedores, la elección de productos y/o servicios, y las condiciones de los contratos.

No olvides comunicar esta política a tus empleados para que comprendan bien las normas relativas a todos estos gastos empresariales y que puedan aplicarlas en sus facturas laborales, ya sean en la oficina, en comidas de empresa o en viajes de negocios.

Evalúa y mejora continuamente el procedimiento

Una empresa nunca debe dejar de esforzarse por mejorar para hacer frente a los retos de la competencia. Es por eso por lo que, más allá de la aplicación de políticas de gastos, hay que establecer informes regulares. Esto te permitirá mantener el máximo control posible sobre los movimientos de la empresa e identificar rápidamente cualquier área en la que se pueda mejorar algún proceso o tarea.

Sin embargo, los informes mal elaborados pueden convertirse en una fuente de errores y, desgraciadamente, es difícil mantenerlos actualizados. Sin embargo, para curarnos en salud, actualmente contamos con una gran cantidad de soluciones disponibles para la gestión de gastos profesionales que se encargan de automatizar todo el procedimiento y controlarlo en tiempo real. Así, por ejemplo, puedes gestionar tus gastos con Expensya, una solución digital con un gran equipo de expertos que trabajan para ofrecer a las empresas una experiencia totalmente satisfactoria en términos de contabilidad.

Olvídate de las hojas de gastos

Se trata de un proceso que requiere mucho tiempo. A medida que la empresa crece, también lo hace el número de hojas de gastos. Cuantos más empleados tengas, mayor será el gasto y el tiempo de gestión. ¿Por qué?

La gestión de las hojas de gastos es un proceso que contiene costes ocultos, pero, además, es una de las principales fuentes de fraude en las empresas (una media del 12% de las hojas de gastos son fraudulentas).

Opta por una herramienta digital y automatizada como Expensya, y olvídate de este problema que solo te hace perder tiempo y cometer errores de contabilidad.

Automatiza todas las tareas que puedas

Puede que no lo sepas, pero muchas tareas pueden automatizarse fácilmente. Además, algunas son bastante irrelevantes y caras, por lo que desvían la atención de los empleados y les roba tiempo para llevar a cabo sus actividades principales y otras misiones de mayor importancia.

Con Expensya, podrás automatizar toda una serie de tareas en la gestión de gastos de empresa, con lo que aumentarás la productividad de tus empleados y eliminarás la posibilidad de errores en la introducción manual de datos, ya que esta solución digital se integra totalmente en los programas informáticos ya existentes en tu empresa.